Politique de confidentialité

Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Veuillez prendre connaissance des conditions suivantes avant de naviguer sur le site des Sœurs de la Providence, Province Émilie-Gamelin.

Dernière mise à jour – 28 novembre 2023

EN ACCÉDANT À CE SITE, VOUS ACCEPTEZ LES MODALITÉS ÉNONCÉES CI-APRÈS.

Renseignements personnels et vie privée
Portée de la politique
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel
Collecte des renseignements personnels
Utilisation des renseignements personnels
Partage des renseignements personnels
Durée de conservation des renseignements personnels
Sécurité et conservation des renseignements personnels
Comment communiquer avec nous
Modification à la présente politique

Renseignements personnels et vie privée

Les Sœurs de la Providence, Province Émilie-Gamelin (ci-après nommée la « Province » ou « nous ») reconnaissent l’importance de la confidentialité de vos renseignements personnels. Nous nous engageons à prendre les mesures raisonnables afin d’en assurer leur protection contre la perte accidentelle, l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation, de conservation et de destruction des renseignements personnels. Lorsque vous naviguez sur notre site, vous acceptez que les renseignements personnels recueillis soient utilisés conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique et notre Politique sur les fichiers témoins (« cookies »). De plus, vous autorisez la Province à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées dans ces politiques.

Portée de la politique

Cette Politique s’applique aux informations que nous collectons, communiquons, stockons et traitons de quelque manière que ce soit à votre sujet lors de la navigation sur notre site Web (https://www.emilie-gamelin.ca/).

Toutefois, la présente Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur notre site Web, et la Province n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels et l’utilisation de témoins (« cookies ») que vous devrez consulter avant d’utiliser leur site.

Cette politique ne s’applique pas au traitement des renseignements personnels de nos employé-e-s. Une politique distincte existe en ce sens.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités:

• des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme les noms et prénoms, l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone;

• des renseignements sur l’utilisation de notre site Web comme les pages que vous consultez et le temps passé sur notre site Web, votre langue de préférence, votre adresse IP,  ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi – voir notre Politique sur les fichiers témoins (« cookies »).

Collecte des renseignements personnels

Nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous et lors de nos interactions avec vous, comme suit :

• par l’intermédiaire de notre site Web et de nos formulaires de contact;

• quand vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel ou autrement;

• quand vous faites un don au Fonds Partage Providence;

• quand vous devenez bénévole, Ami-e ou Associé-e Providence pour la Province;

• quand vous vous inscrivez à un événement organisé par la Province.

Nous pouvons aussi collecter des renseignements personnels par le biais de témoins de connexion (voir notre Politique sur les fichiers témoins « cookies »), par exemple :

• réglages préférentiels;

• statistiques de navigation.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes une personne mineure de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants de moins de 14 ans, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements.

Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, leur utilisation ou leur communication aux fins énoncées dans cette Politique.

Utilisation des renseignements personnels

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• pour communiquer avec vous ou pour vous informer de nos activités;

• pour émettre des reçus à des fins fiscales;

• pour améliorer le contenu de notre site Web;

• afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;

• pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires;

• si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes;

• en cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence;

Nous n’utiliserons les renseignements personnels que pour les fins décrites précédemment.

Partage des renseignements personnels

La Province ne vend ni n’échange d’aucune façon vos renseignements personnels.

Nous devons cependant communiquer certains renseignements personnels avec des tiers pour réaliser nos activités ou répondre à nos obligations, notamment :

• des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, comme ceux qui nous fournissent des services d’hébergement du site Web et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions;

• des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi.

Durée de conservation des renseignements personnels

Quand nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours aux fins prévues dans la présente Politique. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.

Nous respectons toujours les fins auxquelles nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

Sécurité et conservation des renseignements personnels

Sécurité

Les renseignements personnels sont conservés dans un environnement sécurisé. Nous suivons des normes conformes à notre secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus.

Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux ou celles qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.

Lors de la destruction de renseignements personnels, ceux sur support papier sont déchiquetés par le personnel ou des membres de la Province et ceux sur fichiers électroniques sont supprimés ainsi que toutes les copies de sauvegarde.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements personnels recueillis et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous immédiatement aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident.  Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Conservation

Nous tenterons toujours de limiter autant que possible toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et, le cas échéant, telle communication ne se fera pas sans évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et toute autre loi applicable.

Il est toutefois entendu que des tiers fournisseurs (comme Microsoft, WordPress, Google ou un fournisseur de services en infonuagique) pourraient détenir, parfois même sans que nous en soyons informés, des renseignements personnels vous concernant dans d’autres pays où ils ont des serveurs ou installations, à des fins de stockage et de traitement à l’interne uniquement, dans le cadre des services qu’ils pourraient nous rendre. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à une telle détention potentielle de renseignements personnels sur des serveurs ou installations à l’extérieur du Canada et acceptez que nous ne sommes pas responsables d’une telle détention, mais seulement dans la mesure où nous aurons pris les moyens nécessaires pour nous assurer de faire affaires avec des fournisseurs fiables, vérifiés et sécuritaires, qui sont largement utilisés et connus dans leur domaine et qui opèrent, autant que possible dans le contexte technologique alors en vigueur, à l’intérieur du Canada.

Il est entendu que lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur de votre pays de résidence, ils pourraient être assujettis à des lois du pays où ils se trouvent, et pourraient faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément à ses lois.

Comment communiquer avec nous ?

L’exactitude de vos coordonnées et de vos autres renseignements personnels sont importants pour nous, c’est pourquoi nous vous invitons à nous communiquer tout changement.

Pour consulter, modifier ou pour demander de retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels, pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec nous aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
par courriel à l’adresse protection@emilie-gamelin.ca,
ou par téléphone +1 (514) 337-7664, poste 222
ou par la poste à l’adresse suivante :
Sœurs de la Providence, Province Émilie-Gamelin
À l’attention de la responsable de la protection des renseignements personnels
5553, rue de Salaberry
Montréal (Québec)
H4J 1J5

Il est à noter que nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations légales.

Modifications à la présente politique

La Province se réserve le droit de retirer, modifier ou mettre à jour une partie ou la totalité du contenu de ce site, à sa seule discrétion et sans préavis. Vous êtes responsable de vous assurer de visiter périodiquement notre site et de consulter la présente Politique et notre Politique sur les fichiers témoins (« cookies ») pour vérifier tout changement. Nous incluons la date de la dernière révision au début de chaque document.